Il vecchio detto “il tempo è denaro” può essere stato vero fino a un certo punto, ma in questi giorni stiamo tutti lavorando duramente per far contare ogni euro. Non vogliamo spendere di più per qualcosa che potrebbe essere fatto in meno tempo: ecco, pianificando in anticipo si risparmiano un sacco di problemi e anche denaro! In questo articolo vi daremo qualche consiglio su come non far saltare il vostro budget per la pianificazione di un evento, ben sia per feste, sagre o festival.
Risparmiare senza lesinare sulla qualità? E’ possibile!
1.- Il Budget
Si può essere tentati di fare un budget solo dopo l’evento, per capire quanto si è speso; ma è importantissimo pianificare in anticipo e avere abbastanza soldi da parte per organizzare il tutto.
È molto allettante credere che spendere più soldi significhi un servizio migliore. Anche se questo può diventare vero con alcuni servizi, non deve essere così.
Il budget dovrebbe prevedere le spese non solo del cibo e attrezzature, ma anche della sponzorizzazione ed eventuali imprevisti.
2.- Non si lasci trasportare ogni volta da innovazioni
Anche se può avere delle idee rivoluzionarie su come rendere felici i suoi visitatori al suo evento, è meglio attenersi a ciò che è stato provato in passato. Provi qualcosa di nuovo solo se può aiutare a ridurre i costi senza influire troppo sulla qualità.
3.- Non abbia paura di ottenere le opzioni più economiche per certi articoli
Deve sapere quali sono le sue opzioni; si assicuri di visitare un paio di negozi e di confrontare i prezzi su tutto ciò che intende acquistare in grandi quantità. Si assicuri anche che la qualità non sia compromessa e che servano abbastanza bene al loro scopo. Anche se di solito si pensa che il cibo sia la cosa più importante, il cliente valuta anche l’esperienza.
4.- Tienilo locale
Questo si ricollega al budget. Per evitare di spendere soldi, la migliore opzione è cercare di rimanere vicino al luogo dell’evento per il catering e altre forniture. Non c’è motivo di pagare di più solo perché non vive in quella zona o regione. Se il suo evento si svolge a livello locale, ci saranno molte opzioni nelle vicinanze che corrisponderanno al suo ordine di cibo e bevande, sia per qualità che per prezzo. Faccia solo una piccola ricerca su Internet, prenda qualche annuncio da aziende locali o chieda in giro a organizzazioni note per aiutare con eventi comunitari – sicuramente saranno disposti a dare qualche informazione utile su dove può andare localmente per le forniture!
5.- Non spenda troppo per gli snack -Gli snack sono ottimi per mantenere alta l’energia dei suoi clienti, ma non c’è bisogno di preoccuparsi per le delizie gourmet. Una manciata di patatine o un semplice sacchetto di pretzel andranno bene lo stesso. Sono economiche e si possono trovare quasi ovunque ci sia un qualsiasi tipo di selezione nel reparto alimentare.
6.- Scelga le bevande con saggezza
L’alcol è costoso, ma è anche previsto. Se vuole davvero risparmiare quando organizza un evento, non ne vale la pena spendere tutto il budget in alcohol. Qualche birra leggera e alcune bibite analcoliche possono essere sufficienti.
Il nostro consiglio è di non acquistare le bevande in lattine o singole bottiglie, ma in fusto, dato che sono economiche e più persone possono condividerle rispetto alle lattine di bevande miste che costano molto di più per porzione. Inoltre, se si preoccupa dei costi, si limiti ad uno o due tipi di birra o vino (almeno che, ovviamente, l’evento non si tratti di una degustazione di birre!); avere numerose etichette significherebbe solo pagare di più per qualcosa che poche persone sono in grado di distinguere la differenza.
7.- Cerchi opzioni pre-fatte
Se ha un budget limitato quando pianifica un evento, cerchi più servizi in una sola azienda. È un buon modo per risparmiare soldi e tempo; queste aziende hanno tutto pronto in anticipo quindi tutto quello che deve fare è tenerlo ben rifornito, iniziare a servire quando arrivano i suoi ospiti e poi pulire una volta che se ne sono andati!
8.- Mantenga il suo stand in ordine
Quando si organizza un evento, la gente è destinata a lasciare dei rifiuti. Questo è naturale! Ma qualora sfuggisse di mano, allora può aspettarsi lamentele e persino pagare multe per i rifiuti. Dunque, deve cercare di tenere le cose pulite il più possibile.
9.- Tenga d’occhio le offerte
Molti supermercati ora offrono offerte sui loro prodotti, il che significa che può comprare articoli a prezzi stracciati, specialmente durante il periodo dei saldi, e fare scorta per eventi futuri!
10.- Pianificare in anticipo
Questo sembra molto ovvio e la maggior parte delle persone che pianificano eventi lo sa già, ma è abbastanza importante da menzionarlo comunque. Non vuole essere sorpreso senza nulla all’ultimo minuto se può evitarlo! Faccia una lista dettagliata di ciò che le serve e controlli della lista man mano che va avanti. Risparmierà denaro quando pianifica un evento e si assicurerà di non dimenticare nulla di importante in mezzo a tutti i suoi preparativi!
Incorporando questi consigli nel suo business plan non solo assicurerà un’accoglienza di successo ai clienti, ma aiuterà anche a costruire un’immagine aziendale con clienti ripetitivi.
